Утилизация документов

Утилизация документов и архивов – обычное явление в практике современного делопроизводства. Это позволяет освободить место в архивах; сэкономить время на их систематизацию, опись и поиск новых документов. Вся бумажная документация имеет определенный срок хранения. Он определяется исходя из определений законов и подзаконных актов, которые регламентируют данные сроки. Утилизация сопровождается рядом мероприятий, которые проводятся под ответственным руководством должностных лиц. Данные мероприятия определены на законодательном уровне. Выделяют несколько шагов, посредством которых проводят утилизацию:

• Выявление документов, сроки хранения которых истекли
• Определение научной и практической полезности документа
• Составление акта об отправке документов на утилизацию
• Формирование очередности документов и определение способа утилизации
• Утилизация документов

Главным принципом уничтожения документов, не имеющих практической ценности, с истекшим сроком хранения является сохранение их конфиденциальности. Поэтому для утилизации используют специальное оборудование – уничтожители бумаги или шредеры, которые быстро и эффективно не оставят от ненужных бумаг ни следа.